Trennungsmanagement: Was bedeutet das?

STAND 25.10.2023 | LESEZEIT 7 MIN

In jedem Unternehmen, auch im Versicherungsbüro, kann es früher oder später dazu kommen, dass Personal entlassen werden muss. Doch das muss kein negatives Bild auf Sie und Ihren Betrieb werfen. Mit dem richtigen Trennungsmanagement kann auch eine Entlassung Perspektiven bieten und in positiver Erinnerung bleiben.

Was bedeutet Trennungsmanagement?

Personelle Veränderungen lassen sich im Geschäftsalltag nicht immer vermeiden. Ob Kündigungen oder Aufhebungsverträge – Mitarbeiter müssen aus unterschiedlichsten Gründen das Unternehmen verlassen. Dabei sollte aber nicht zwangsläufig auch ein schlechter Eindruck entstehen. Ein professionelles und faires Trennungsmanagement hilft dabei, als Arbeitgeber in guter Erinnerung zu bleiben und dem früheren Mitarbeiter neue Perspektiven zu eröffnen.

So sieht das Trennungsmanagement, im Gegensatz zur plötzlichen und unerwarteten Kündigung, eine längere Vorbereitungszeit vor, die es dem Mitarbeiter möglich macht, auf die Veränderung zu reagieren. Statt Angestellte mit der Kündigung vor den Kopf zu stoßen, finden frühzeitig Gespräche statt, die logisch und auf Augenhöhe die Umstände erklären. Dabei spielt auch die Trennungskultur des Unternehmens eine wichtige Rolle.

Was ist die Trennungskultur?

Die Trennungskultur hängt eng mit dem Trennungsmanagement zusammen. Hinter dem Begriff verbirgt sich ein fairer, professioneller und wertschätzender Umgang mit Mitarbeitern, die das Versicherungsbüro verlassen. Damit ist die Trennungskultur ein wichtiger Bestandteil des Trennungsmanagements.

In erster Linie umfasst die Trennungskultur den grundsätzlichen Ablauf einer Kündigung: Wurde der Mitarbeiter rechtzeitig informiert? Liefen die Gespräche fair und auf Augenhöhe ab? Gibt es Perspektiven für den Mitarbeiter, der entlassen werden soll? Je besser die Trennungskultur in einem Unternehmen etabliert ist, desto besser bleibt es in Erinnerung. Ein wertschätzender Umgang mit allen Mitarbeitern – auch jenen, die das Versicherungsbüro verlassen – ist damit der Grundstein der Trennungskultur.

Warum sollte professionelles Trennungsmanagement durchgeführt werden?

In der Zeit der Digitalisierung und raschen Nachrichtenverbreitung ist ein professionelles Trennungsmanagement für Unternehmen aller Art essenziell. Verschiedene Plattformen im Internet ermöglichen es ehemaligen Angestellten, ein detailliertes Feedback zu ihrem Arbeitsverhältnis zu hinterlassen. Gerade im Hinblick auf die Gewinnung neuer Mitarbeiter spielt das eine tragende Rolle: Bewerten ausgeschiedene Mitarbeiter das Unternehmen grundsätzlich eher negativ, sinkt damit die Wahrscheinlichkeit, dass sich hoch qualifiziertes Personal bewirbt.

Aber auch ganz grundsätzliche Bewertungen, die auch von Kunden eingesehen werden können, nehmen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. So können negative Kommentare ehemaliger Mitarbeiter auch Kunden und Interessenten verschrecken und damit das Unternehmenswachstum gefährden.

Vor allem aber ist das professionelle Trennungsmanagement eine Frage des Miteinanders. Mitarbeiter, die möglicherweise über mehrere Jahre hinweg im Versicherungsbüro tätig waren, mit einer Kündigung zu überraschen und ins kalte Wasser zu werfen, erscheint auch vor diesem Hintergrund wenig fair.

Welche Ziele hat das professionelle Trennungsmanagement?

Mit dem professionellen Trennungsmanagement werden gleich mehrere Ziele verfolgt:

Einvernehmliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Positiver Eindruck bei ehemaligen und bestehenden Mitarbeitern
Vertrauensstärkung im Hinblick auf verbleibende Mitarbeiter
Senkung der Trennungskosten – Kündigungsanfechtungen und Klageverfahren sollen vermieden werden
Senkung der Fluktuationskosten – bestehende Mitarbeiter bleiben im Arbeitsverhältnis
Vermeidung eines negativen Eindrucks sowohl innerhalb als auch außerhalb des Versicherungsbüros

Wie sollte ein Abschlussgespräch geführt werden?

Wenn klar ist, dass Sie einen oder mehrere Mitarbeiter entlassen müssen, sind die Abschlussgespräche einer der wichtigsten Kündigungsbestandteile. Hier entscheidet sich, ob die Mitarbeiter trotz Kündigung mit einem positiven Eindruck das Unternehmen verlassen oder sich vor den Kopf gestoßen fühlen.

Versetzen Sie sich beim Abschlussgespräch in Ihr Gegenüber hinein. Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie plötzlich und unerwartet entlassen werden? Vermeiden Sie die typischen Fehler eines Abschlussgesprächs und gehen Sie offen und direkt auf Ihre Mitarbeiter zu. Machen Sie deutlich, dass es nicht aufgrund mangelnder Leistung zur Kündigung kommt, sondern interne Gründe dafür verantwortlich sind. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter das Gefühl, dass dieser ein wertvoller Bestandteil des Unternehmens war.

Bieten Sie, wenn möglich, zusätzlich Perspektiven im Abschlussgespräch an. So können beispielsweise längere Fristen vereinbart werden, um für den Mitarbeiter die Suche nach einer neuen Anstellung zu vereinfachen. Auch die Zahlung einer Abfindung kann sich positiv auf das Bild des Mitarbeiters auswirken und deutlich machen, dass Sie wirklich versuchen, ihn zu unterstützen.

Welche Lösungen bietet Outplacement?

In großen Betrieben spielt das Outplacement bereits eine große Rolle bei der Trennungskultur. Hier werden Mitarbeiter nicht einfach entlassen, sondern in anderen Unternehmen „untergebracht“, sodass sie nicht plötzlich ohne Job dastehen. Auch eine Abfindung kann zum Outplacement-Prozess gehören, um die Übergangszeit zu vereinfachen. Bei kleinen Unternehmen wird das Outplacement bisher nur sehr bedingt in Betracht gezogen – aber auch hier wirkt sich diese Herangehensweise positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Sie können dem von der Kündigung betroffenen Mitarbeiter verschiedene Angebote machen, um den Ausstieg zu erleichtern:

Zugang zu Aus- und Weiterbildungen
Hilfe bei der Existenzgründung, falls eine Selbstständigkeit im Raum steht
Zahlung einer Abfindung, um die erste Zeit ohne neuen Job zu überbrücken
Die Vermittlung in ein anderes Unternehmen, das gerade Mitarbeiter sucht

Da es für kleine Unternehmen nicht immer möglich ist, die Vielzahl der Optionen beim Outplacement im Blick zu haben, bieten verschiedene Agenturen Outplacement-Services an, die Sie als Führungskraft dabei unterstützen. So haben Sie die Möglichkeit, die Enttäuschung Ihres Mitarbeiters auf ein Minimum zu senken und schon durch die Bemühungen in positiver Erinnerung zu bleiben.

Aufgabenverteilung im Trennungsmanagement

Nicht nur die Herangehensweise an die Kündigung spielt für den positiven oder negativen Eindruck des Mitarbeiters eine wichtige Rolle, sondern auch die Aufgabenverteilung. Daher sollte von Anfang an geklärt werden, wer innerhalb des Versicherungsbüros welche Aufgaben übernimmt – und dazu zählen auch unliebsame Aufgaben wie Kündigungsgespräche.

Um dem Mitarbeiter Respekt zu zollen, sollte nicht nur die Personalverwaltung in das Trennungsmanagement einbezogen werden, sondern auch stets die direkten Vorgesetzten. Das gilt insbesondere für das Abschlussgespräch, das immer vom direkten Vorgesetzten geführt werden sollte, um detailliert auf das Arbeitsverhältnis eingehen zu können. Die Personalverwaltung dient hier eher als Supervisor. Wenn verschiedene Optionen zum Outsourcing angeboten werden sollen, kann auch die dafür zuständige Agentur in das Gespräch involviert werden.

Fertigen Sie als Arbeitgeber schon vor dem Gespräch eine Trennungsmanagement-Checkliste an, damit keine wichtigen Informationen vergessen werden. Gehen Sie außerdem auf die Bedürfnisse und Wünsche Ihres Mitarbeiters ein und versetzen Sie sich in seine Lage hinein, um ein Gespräch auf Augenhöhe zu ermöglichen und einen positiven Abschluss sicherzustellen.

Sie sind unsicher, welche Anforderungen rechtlich an das Trennungsmanagement gestellt werden, und möchten sich absichern? Dann ist unser Partner KLUGO für Sie der richtige Ansprechpartner.

Zur kostenlosen Erstberatung