Agiles Arbeiten: Schnellen Veränderungen anpassen und erfolgreich werden

STAND 24.04.2023 | LESEZEIT 16 MIN

Agiles Arbeiten liegt voll im Trend. Viele Unternehmen haben die Methode bereits erfolgreich etabliert und sich dadurch eine feste Position am Markt erarbeitet – andere versuchen es, wissen aber nicht so recht, wie sie dabei am besten vorgehen sollen. Der Plan allein reicht meist nicht aus, um wirklich von den Vorteilen zu profitieren, die agiles Arbeiten bietet. Möchten Sie auf die Herausforderungen unserer Zeit vorbereitet sein und mit Ihrem Versicherungsbüro Erfolge verzeichnen, kommen Sie also an einem detaillierten Plan nicht vorbei.

Was ist agiles Arbeiten?

Die Vergangenheit hat gezeigt: Schnelle und plötzliche Änderungen am Markt sind keine Seltenheit. Rasante technologische Entwicklungen und immer neue Innovationen erfordern von Unternehmen eine schnelle Reaktion, um nicht abgehängt zu werden. Vor allem große Betriebe waren davon betroffen. Feste Strukturen, die bereits bei allen Mitarbeitern bekannt waren, ließen sich nur schwer aufbrechen – und so blieben viele auf der Strecke.

Als Antwort auf die schnellen Veränderungen unserer Zeit hat sich die Methodik des agilen Arbeitens entwickelt. Sie soll Mitarbeitern, Teams und ganze Unternehmen dazu befähigen, auf Veränderungen aller Art schnell reagieren zu können – und so auch langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern. Die ersten Ansätze dieser Methode stammen aus der Software-Branche, doch längst nutzen auch zahlreiche andere Betriebe das agile Arbeiten, um sich erfolgreich am Markt zu positionieren.

Agiles Arbeiten bedeutet in erster Linie:

Größere Flexibilität
Handlungsfähigkeit auch in Phasen technologischer Weiterentwicklungen
Innovatives Denken
Aktive Veränderungen statt Festhalten an altbewährten Prozessen
Bereitschaft zur Dynamik

Damit das agile Arbeiten im Büro möglich ist, müssen zunächst bürokratische Hürden abgebaut werden. Oftmals scheitert die Umsetzung schon an festgefahrenen Herangehensweisen, die im Zuge der Umstellung genauer überdacht werden sollten.

Man unterscheidet dabei zwischen zwei verschiedenen Arten, die erst im Zusammenspiel das agile Arbeiten ausmachen:

Reaktiv: Auftretende Änderungen müssen schnellstmöglich erkannt und im Unternehmen etabliert werden. Nur durch die schnelle Reaktion ist es möglich, mit der Weiterentwicklung Schritt zu halten und das Versicherungsbüro erfolgreich am Markt zu positionieren.
Proaktiv: Im Büro sollten frühzeitig mögliche Technologien der Zukunft besprochen werden. Planen Sie frühzeitig, wie Ihnen diese Innovationen bei Ihrer täglichen Arbeit helfen können. Agieren Sie auch in der Unternehmensführung vorausschauend und etablieren Sie Veränderungen vor Ihrer Konkurrenz, um optimal auf die Zukunft vorbereitet zu sein.

Welche Vorteile bringt agiles Arbeiten?

Wer das agile Arbeiten im Unternehmen erfolgreich etabliert, wird schon nach kurzer Zeit von den zahlreichen Vorteilen profitieren:

Qualität der Arbeitsergebnisse: Agiles Arbeiten ermöglicht, dass die Arbeitsweise, die Bedingungen der täglichen Arbeit und auch die Erwartungen jederzeit an die aktuelle Situation angepasst werden können, um so optimale Arbeitsergebnisse mit einem hohen Maß an Qualität sicherzustellen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Natürlich wirkt sich agiles Arbeiten auch positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus, die früh mit technischen Innovationen arbeiten können und der Konkurrenz dadurch stets einen Schritt voraus sind. So verbessert sich auch die Bindung zum Unternehmen und die direkte Mitarbeit am Unternehmenserfolg. Zudem setzt agiles Arbeiten auch bei den Mitarbeitern ein hohes Maß an Flexibilität voraus, sodass diese die Möglichkeit haben, ihre Qualitäten auch unabhängig vom eigentlichen Aufgabenbereich im Unternehmen einzusetzen – und so auch selbst zu wachsen.

Was sind die Voraussetzungen für agiles Arbeiten?

In der Theorie klingt es gut, die Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass sie ab jetzt agil arbeiten müssen. Ganz so leicht ist es aber nicht, das agile Arbeiten auch wirklich im Unternehmen zu etablieren. Zunächst müssen Strukturen geschaffen werden, die schnelle Veränderungen ermöglichen.

Diese Voraussetzungen müssen Sie schaffen:

Eigenverantwortung der Mitarbeiter: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, agil auf Situationen zu reagieren – indem Sie ihnen Verantwortung übertragen. Nur, wenn Mitarbeiter selbstständig Entscheidungen fällen können, ist eine agile Arbeitsweise möglich. Muss hingegen zunächst ein bürokratischer Prozess beschritten werden, ehe eine endgültige Entscheidung getroffen wird, verstreicht wertvolle Zeit.
Regelmäßige Kommunikation: Bauen Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen aus. Manche Mitarbeiter erfahren schneller von Neuerungen und Innovationen, weil sie sich für die Thematik interessieren – geben Sie Ihren Mitarbeitern also die Möglichkeit, neue Ideen schnell im ganzen Team zu kommunizieren. Dafür sollten kurzfristige Besprechungen möglich sein, um schnellstmöglich reagieren zu können. Feste Termine, bei denen solche Themen besprochen werden, verzögern den Prozess unnötig. Bleiben Sie auch hier agil.
Eine Konstante schaffen: Mitarbeiter müssen ein ehrliches Interesse daran haben, sich aktiv im Versicherungsbüro einzubringen und zu dessen Erfolg beizutragen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern also ein Leitbild vor, dem es zu folgen gilt. Feste Werte, die das Unternehmen prägen und Ziele, die das Büro erreichen möchte, tragen ganz maßgeblich dazu bei. Kommunizieren Sie diese Vorstellungen Ihren Mitarbeitern, um so auch die Bindung zu stärken.
Betrachten Sie Ihr Büro aus Kundensicht: Wer sich am Markt erfolgreich positionieren möchte, darf nie den Blick für die Kunden verlieren. Auch deren Anforderungen ändern sich mit der Zeit – waren früher noch Beratungen vor Ort erfolgreich, können heute auch digitale Lösungen in Betracht gezogen werden. Denken Sie regelmäßig aktiv darüber nach, wie Sie Ihren Kunden gerecht werden können und wie sich deren Anforderungen gleichzeitig mit dem Markt verändern. So können Sie schneller als die Konkurrenz auf diesen Wandel reagieren und dadurch neue Kunden gewinnen und Altkunden langfristig sichern.
Bleiben Sie offen für Rückmeldungen: Holen Sie in regelmäßigen Abschnitten Feedback von Ihren Mitarbeitern und Kunden ein, aber präsentieren Sie sich auch unabhängig von festen Terminen als offener Arbeitgeber, der zu jeder Zeit mit neuen Ideen angesprochen werden kann. Nehmen Sie sich dafür die notwendige Zeit und lassen Sie sich auf die Ideen Ihrer Mitarbeiter ein, wenn diese sinnvoll erscheinen.
Planen Sie kurzfristig statt langfristig: Agiles Arbeiten setzt voraus, schnell auf Neuerungen reagieren zu können. Langfristig geplante Projekte stehen diesem Gedanken im Weg – denken Sie daher vor allem kurzfristig und seien Sie bereit, Abläufe innerhalb eines Projekts auch spontan zu verändern, wenn der Markt es erfordert.

Wie lässt sich agiles Arbeiten umsetzen?

Langjährig etablierte Prozesse im Versicherungsbüro kurzerhand über Bord zu werfen und neue Herangehensweisen zu etablieren, fällt vielen Menschen schwer. Gerade in der Anfangszeit steht das Unternehmen daher vor einer großen Herausforderung. Lassen Sie sich von auftretenden Problemen nicht abschrecken – mit der Zeit werden sich alten Gewohnheiten lösen und durch neue, moderne Methoden ersetzt werden.

Möchten Sie das agile Arbeiten im Unternehmen einführen, beachten Sie zudem folgende Ratschläge:

Etabliere Sie eine neue Denkweise: Im gesamten Unternehmen, von Führungsetage bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter, muss das agile Arbeiten etabliert werden. Dafür ist ein großes Umdenken nötig. Erklären Sie, was agiles Arbeiten bedeutet, und erläutern Sie Ihren Mitarbeitern die neuen Positionen im Unternehmen. Erst wenn sich Ihre Mitarbeiter mit der neuen Situation sicher fühlen, kann das agile Arbeiten auch erfolgreich sein.
Bauen Sie Vertrauen auf: Agiles Arbeiten setzt immer auch die Eigenverantwortung der Mitarbeiter voraus. Diese benötigen dazu mehr Freiheiten und Verantwortung – denn nur so können gute Ideen auch wirklich ohne Bürokratie umgesetzt werden. Setzen Sie Vertrauen in die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter.
Befassen Sie sich mit den Prozessen des agilen Arbeitens: Es gibt verschiedene Methoden, das agile Arbeiten im Büro zu etablieren. Dabei handelt es sich um praktische Leitfäden, die vor allem in der ersten Eingewöhnungsphase unterstützen können. Alternativ bietet sich natürlich auch ein Coaching an, um agiles Arbeiten einzusetzen und mit unmittelbarem Feedback zu etablieren.
Überprüfen Sie die Veränderungen regelmäßig: Zeitnah nach der Etablierung des agilen Arbeitens sollte bereits überprüft werden, wie sich die Veränderungen auf die Unternehmensstruktur, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Kundenzufriedenheit ausgewirkt haben. Änderungen, die wenig oder gar keine Erfolge erzielen konnten (und dies auch voraussichtlich langfristig nicht tun) sollten angepasst werden – erfolgreiche Veränderungen können fest etabliert werden, solange sie im Büro sinnvoll erscheinen.

Auch im Hinblick auf die Etablierung des agilen Arbeitens gilt es, agil zu bleiben. Schnelle Veränderungen sind wichtig – aber es ist ebenso wichtig, fruchtlose Veränderungen durch andere Methoden zu ersetzen. Bleiben Sie daher vor allem in der Anfangszeit am Ball und reagieren Sie schnell auf notwendige Veränderungen.

Sie benötigen rechtliche Unterstützung bei der Umsetzung des agilen Arbeitens – zum Beispiel bei der Anpassung der Arbeitsverträge? Dann steht Ihnen unser Partner KLUGO beratend zur Seite.

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