Einarbeitungsplan: Den neuen Mitarbeitern einen perfekten Start bieten

STAND 16.02.2024 | LESEZEIT 8 MIN

Für neue Mitarbeiter gestaltet sich der Einstieg ins Versicherungsbüro meistens schwierig. Es gilt nicht nur, die neuen Kollegen und Arbeitsabläufe kennenzulernen, sondern auch in verwendete Programme eingeführt zu werden und die fachlichen Ansprüche schnell zu erfüllen. Eine umfassende Einarbeitung erleichtert Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen und trägt so zu schnelleren Erfolgen bei.

Was bedeutet Einarbeitung?

Bei der Einarbeitung von Mitarbeitern geht es um die fachliche und soziale Eingliederung innerhalb des Unternehmens. Ein gut strukturierter Einarbeitungsplan setzt sich dabei aus zwei verschiedenen Faktoren zusammen:

1. Organisatorischer Zeitplan für die Einarbeitungsphase: In diesem Zeitplan wird festgehalten, in welchem Zeitraum die Einarbeitung geschieht – vom ersten Tag, die meist mit einer Führung durchs Unternehmen und dem Vorstellen der Kollegen beginnt bis zu dem Zeitraum, an dem der Mitarbeiter vollständig eingearbeitet sein soll.
2. Strukturierte Auflistung aller Tätigkeiten: Gerade am Anfang ist es für neue Mitarbeiter besonders wichtig, alle Aufgaben zu kennen. Eine strukturierte Auflistung kann dabei helfen, die Einarbeitung zu vereinfachen.

Eine umfassende Einarbeitung im Unternehmen ist nicht innerhalb weniger Tage beendet. So sollten die Inhalte der Einarbeitung systematisch auf mehrere Tage, Wochen und Monate verteilt werden, stets unterstützt durch direkte Vorgesetzte und HR-Abteilung. Während die direkten Vorgesetzten das fachliche Onboarding übernehmen, auch in direkter Zusammenarbeit mit Kollegen, ist die HR-Abteilung eher für persönliche Aspekte der richtige Ansprechpartner. Dementsprechend sollten in die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters auch die dafür anfallenden Kosten beachtet werden, denn ein umfassendes Onboarding ist zeit- und kostenintensiv. Kalkulieren Sie hier etwa mit dem 6- bis 9-fachen Monatsgehalt des Mitarbeiters, zuzüglich der Zeit von Kollegen und Mitarbeitern.

Was bedeutet eine gute Einarbeitung?

Eine gute Einarbeitung für neue Mitarbeiter ist anspruchsvoll, allerdings auch unerlässlich für eine gute Zusammenarbeit. Wer sich Zeit für das Onboarding nimmt, tätigt damit eine Investition in die Zukunft des Versicherungsbüros.

Neben einer umfassenden Beachtung aller relevanten Themenbereiche, die für die Mitarbeit im Unternehmen von Relevanz sind, sollte eine gute Einarbeitung für Mitarbeiter auch stets klar strukturiert ablaufen, damit Neueinsteiger wissen, was sie im Berufsalltag in Ihrem Unternehmen erwartet. Zudem sollte die Einarbeitung motivierend gestaltet werden, um einen guten Eindruck zu vermitteln. Tragen Sie dazu alle Informationen zusammen und bereiten Sie diese gut verständlich auf, damit es gerade in der ersten Phase der Einarbeitung nicht zu einer Überforderung kommt. Wertschätzung ist dabei ein wichtiger Schlüsselbegriff: Ein neuer Mitarbeiter soll sich im Rahmen der Einarbeitung im Unternehmen einfinden können. Wer mit neuen Aufgaben allein gelassen wird und wenig Rückhalt seitens der HR-Abteilung und der Vorgesetzten verspürt, fühlt sich auch im Unternehmen nicht wohl – und wird sich möglicherweise rasch auf die Suche nach einem neuen Job begeben. Achten Sie daher auf das Wohl des neuen Mitarbeiters und gestalten Sie die Einarbeitung so, dass die Wertschätzung authentisch vermittelt wird. So legen Sie den Grundstein für eine lange Zusammenarbeit.

Warum sollten Sie einen Einarbeitungsplan erstellen?

Es gibt viele gute Gründe, einen gut strukturierten Einarbeitungsplan für die Einstellung neuer Mitarbeiter zu nutzen. Wer sich innerhalb der ersten Wochen im Unternehmen nicht gut aufgehoben fühlt, begibt sich schnell auf die Suche nach einer neuen beruflichen Perspektive – denn ein schlechter erster Eindruck lässt sich selten korrigieren. Die Folge: Hohe Recruiting-Kosten wurden umsonst getätigt und die Suche nach einem neuen Mitarbeiter nimmt wieder mehrere Monate ein. So lange bleibt die offene Stelle unbesetzt und Umsatzeinbußen müssen einkalkuliert werden.

Mit einem strukturierten Einarbeitungsplan fühlen sich Mitarbeiter schnell wohl im Unternehmen. Wissen neue Mitarbeiter frühzeitig, welche täglichen Aufgaben anstehen und wie diese bewerkstelligt werden können, ist auch ein produktives und gewinnbringendes Arbeiten keine Herausforderung mehr. Von einem umfassenden Einarbeitungsplan profitieren also nicht nur die neuen Mitarbeiter, sondern auch Ihr Versicherungsbüro.

Welche Phasen gehören zur Einarbeitung des Mitarbeiters?

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag – und schon gar nicht endet sie am selbigen. Man teilt die Einarbeitungsphase für neue Mitarbeiter in insgesamt drei verschiedene Bereiche auf:

1. Phase: Vor Arbeitsantritt

Das Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrages. Von diesem Zeitpunkt an sollte die HR-Abteilung regelmäßig im Austausch mit dem neuen Mitarbeiter stehen, um so eine gute Mitarbeiterbindung sicherzustellen. Erkundigen Sie sich regelmäßig nach dem Wohlbefinden und fragen Sie frühzeitig ab, ob noch offene Fragen bestehen, die vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn geklärt werden müssen. So vermitteln Sie schon frühzeitig eine hohe Wertschätzung.

2. Phase: Erster Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag können neue Mitarbeiter noch nicht produktiv in die Arbeit starten. Beginnen Sie das neue Arbeitsverhältnis langsam, indem Sie zunächst eine Führung durch die Räumlichkeiten anbieten und die neuen Kollegen vorstellen. Im Anschluss können Sie dem neuen Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz zeigen und dabei die Grundlagen erläutern – beispielsweise die Login-Daten für den Computer. Auch ein persönliches Gespräch, in dem die Wünsche und Vorstellungen beider Seiten besprochen werden, bietet sich an diesem Tag an.

3. Phase: Erste Wochen und Monate

Stück für Stück gilt es nun, den neuen Mitarbeiter in seine Aufgaben einzuführen. Dabei sollte der neue Mitarbeiter weder überfordert noch unterfordert werden – passen Sie das Tempo an die Gegebenheiten an. Regelmäßige Feedbackgespräche helfen dabei, die Einarbeitung zu erleichtern und offene Fragen zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass während dieser Einarbeitungsphase stets ein Kollege oder Vorgesetzter für Rückfragen zur Verfügung steht.

Checkliste Einarbeitungsplan

Damit eine Einarbeitung neuer Mitarbeiter stets strukturiert abläuft, lohnt es sich, zuvor eine Checkliste anzufertigen, die alle wichtigen Informationen bereithält:

• Zuständigkeit klären: Welcher Mitarbeiter übernimmt die Einarbeitung?
• Infomaterial zusammentragen: Gibt es bereits Unterlagen, die grundlegende Informationen zum Unternehmen bereitstellen? Broschüren, Leitfäden, Organigramme oder Ähnliches können zusammengetragen und dem Mitarbeiter überreicht bzw. digital zur Verfügung gestellt werden.
• Rundgang: Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter das Unternehmen vor, indem Sie ihn durch die Räumlichkeiten führen und die verschiedenen Arbeitsbereiche genauer erläutern.
• Alltägliches vorstellen: Was für Mitarbeiter, die schon lange im Unternehmen sind, wie eine Selbstverständlichkeit erscheint, kann für neue Mitarbeiter zur Herausforderung werden – einfache Dinge wie die Nutzung der Kaffeemaschine, der Weg zur Kantine oder der Schließmechanismus der Mitarbeitergarderoben sollten erläutert werden.
• Organisation: Wer kümmert sich um die Bestellung neuen Büromaterials? Wo kann Nachschub abgeholt werden? Welche Sicherheitsbestimmungen gelten im Unternehmen? Diese und ähnliche Fragen sollten im Rahmen der Einarbeitung geklärt werden.
• Ablagestruktur: Erläutern Sie dem neuen Mitarbeiter die übliche Organisations- und Ablagestruktur im Unternehmen, sowohl für Akten in Papierform als auch digitale Unterlagen.
• Sonderpositionen im Unternehmen: Stellen Sie wichtige Ansprechpartner im Unternehmen gesondert vor – beispielsweise Verantwortliche für den Betriebsrat, Sicherheitsbeauftragte, Datenschutzbeauftragte und Ersthelfer. Es ist zudem sinnvoll, eine Auflistung dieser Mitarbeiter inklusive Kontaktdaten anzufertigen und auszuhändigen.
• Unternehmenskultur vorstellen: Erläutern Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Unternehmenskultur und die Werte Ihres Versicherungsbüros, aber auch die Ziele, die Sie verfolgen. So kann eine erste Identifikation mit dem Unternehmen gelingen.
• Freizeitangebote anbieten: Sie bieten Ihren Mitarbeitern zusätzliche Vorteile, beispielsweise durch firmeneigene Fahrräder, Betriebssportgruppen oder eine Kostenübernahme für öffentliche Verkehrsmittel? Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Angebote vor.
• Persönliche Einarbeitung: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte immer individuell sein. Ein Berufsanfänger wird eine längere Einarbeitungszeit benötigen als ein erfahrener Mitarbeiter. Wer innerhalb des Unternehmens die Position wechselt, nimmt weniger Zeit in Anspruch als ein neuer Mitarbeiter, der zuvor in anderen Unternehmen tätig war. Auch die Komplexität der Stelle spielt eine Rolle: Wer frisch in die Finanzbuchhaltung einsteigt, braucht in der Regel eine längere Einarbeitungszeit als Mitarbeiter im Postversand.

Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Zeit, die er für die Einarbeitung benötigt. Wenn bereits am ersten Arbeitstag eine breite Fülle von Informationen zur Verfügung gestellt wird, lässt sich all dies nur schwer verinnerlichen – fertigen Sie daher grundsätzlich Zusammenfassungen an, die offene Fragen beantworten und das Wissen auffrischen.

Wie kontrolliert man den Einarbeitungsprozess?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte immer zur Größe des Unternehmens und zur Unternehmenskultur passen. Neben einem standardisierten Einarbeitungsplan, der als Grundlage des Onboardings dienen sollte, lohnt sich auch ein direkter Ansprechpartner im Unternehmen, der auch für Rückfragen zur Verfügung steht. Vorgesetzte sollten auf die Einhaltung des Einarbeitungsplans achten und in regelmäßigen Feedbackgesprächen den Ist-Zustand abfragen. Zudem kann die Einarbeitung mit IT-gestützten Plattformen für die Einarbeitung sinnvoll unterstützt werden, um so alle wichtigen Informationen zentral zusammenzustellen. In den ersten Wochen und Monaten lohnt sich eine regelmäßige Überprüfung der Arbeitsergebnisse, bis der neue Mitarbeiter gänzlich im Unternehmen angekommen ist.

Warum ist ein erfolgreicher Arbeitsstart so wichtig?

Die Suche nach neuen Mitarbeitern ist kosten- und zeitintensiv. Ist ein geeigneter Kandidat gefunden, möchten Sie diesen nicht nur für Ihr Unternehmen gewinnen, sondern auch möglichst lange als guten Mitarbeiter halten. Gerade dabei spielt die Einarbeitung eine wichtige Rolle, denn sie dient als erster Eindruck vom Unternehmen. In der ersten, sehr anstrengenden Phase der Einarbeitung ist Wertschätzung für den neuen Mitarbeiter daher ein entscheidender Faktor. Gleichzeitig erhalten Sie schneller gute Arbeitsergebnisse mit echtem Mehrwert, wenn der Mitarbeiter seine Position im Unternehmen kennt und dank einer konsequenten Einarbeitung schnell mit der eigentlichen Arbeit beginnen kann – gewinnbringend und effektiv. Für Unternehmen gibt es also zahlreiche gute Gründe, Zeit und Geld in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu investieren und hier keine Kompromisse zu machen.

Sie sind unsicher, welche rechtlichen Fragen es bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu beachten gilt? Unser Partner KLUGO steht Ihnen beratend zur Seite.