Onboarding: Checkliste zur Einarbeitung

STAND 17.02.2023 | LESEZEIT 7 MIN

Nach erfolgreicher Personalsuche ist Ihr Versicherungsbüro um einen qualifizierten Mitarbeiter reicher. Doch nun wartet schon die nächste Herausforderung – das Onboarding beginnt. Von einem reibungslosen Onboarding-Ablauf profitieren Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen. Ziel ist, neue Mitarbeiter möglichst früh an das Unternehmen zu binden, so die Fluktuation zu reduzieren und für mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag zu sorgen. Wie das Onboarding gelingt und welche Schritte es dabei zu beachten gibt, haben wir in dieser Onboarding-Checkliste für Sie zusammengetragen.

Was ist Onboarding und wie lange dauert es?

Unter „Onboarding“ versteht man den Prozess, einen neuen Mitarbeiter effektiv in das Unternehmen und das Mitarbeiter-Team zu integrieren. Würde man Onboarding 1:1 ins Deutsche übersetzen, käme dabei etwa „an Bord nehmen“ heraus. Kurz gesagt, es handelt sich um eine Maßnahme im Personalmanagement, die neuen Mitarbeitern den Einstieg in Ihrem Versicherungsbüro erleichtern soll. Als grundlegende Idee steht hinter dem Onboarding der Gedanke, die Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden und gleichzeitig eine effektive und harmonische Teamstruktur zu erschaffen.

Das Onboarding beginnt, sobald Ihr neuer Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterzeichnet hat und ist in drei unterschiedliche Phasen gegliedert. Onboarding-Prozesse sind über einen Zeitraum von sechs Monaten ausgelegt und enden in der Regel mit der Probezeit. Je nach Komplexität der Arbeitsstelle können aber auch kürzere oder längere Onboarding-Prozesse sinnvoll sein.

Welche Ziele verfolgt das Onboarding?

Das übergeordnete Ziel des Onboardings ist, neuen Mitarbeitern einen einfachen und gelungenen Start im Unternehmen zu ermöglichen und so eine langfristige Mitarbeiterbindung sicherzustellen.

Deshalb sollten Sie diese Ziele mit ihren neuen Mitarbeitern verfolgen:

• Schnell und effektiv die neuen Aufgaben im Versicherungsbüro zu vermitteln.
• Die Unternehmenskultur einzuführen und über die internen Abläufe zu informieren.
• Ins Team zu integrieren und den Kontakt zu Kollegen zu vermitteln.

Dies wirkt sich auch langfristig positiv auf das Arbeitsverhältnis aus. Fühlen sich neue Mitarbeiter in Ihrem Versicherungsbüro „angekommen“, steigert das die Zufriedenheit im Arbeitsalltag und wirkt sich positiv auf Motivation und Produktivität aus. Das Onboarding ist also ein wichtiger und effektiver Schritt, um Mitarbeiter im Unternehmen zu halten und für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu sorgen.

Welche drei Phasen des Onboardings gibt es?

In der Regel beginnt das Onboarding mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet mit Ablauf der Probezeit. Alle dafür relevanten Onboarding-Prozesse sind in drei verschiedene Phasen unterteilt:

1. Allgemeine Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag
2. Orientierungsphase am ersten Arbeitstag und in der ersten Arbeitswoche
3. Unternehmensintegration des Mitarbeiters während der Probezeit

Jede einzelne dieser Phasen im Onboarding-Prozess hält eigene Herausforderungen bereit. Daher lohnt es sich, einen detaillierteren Blick auf die Phasen zu werfen und anhand einer Onboarding-Checkliste den Ablauf schon im Vorfeld zu planen.

1. Vorbereitungsphase

Der Onboarding-Prozess beginnt schon lange bevor neue Mitarbeiter den ersten Arbeitstag in Ihrem Versicherungsbüro haben. In der Regel arbeiten in der Vorbereitungsphase Personalmanagement und Führungsetage zusammen, um alle wichtigen Vorbereitungen zu treffen.

Diese Aufgaben erwarten Sie in der ersten Phase des Onboardings:

• Formalitäten: Wurde der Arbeitsvertrag sorgsam ausgearbeitet? Ist intern bereits geklärt, welche Zugriffsrechte der neue Mitarbeiter erhält? Kennt der neue Mitarbeiter (falls nötig) den Dresscode Ihres Versicherungsbüros? Befassen Sie sich als Arbeitgeber rund ein bis zwei Wochen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn mit diesen Fragen.
• Informationsbereitstellung: Übermitteln Sie in diesem Schritt alle wichtigen Informationen an den neuen Mitarbeiter. Das können zum Beispiel Arbeitszeiten, Anforderungen an die Bürokleidung und ähnliche Informationen sein. Je mehr Informationen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter zur Verfügung stellen, desto besser wird die Person vorbereitet sein.
• Mitarbeiter informieren: Lassen Sie auch bestehende Team-Mitglieder wissen, dass bald ein neuer Kollege im Büro vor Ort sein wird. Gehen Sie kurz darauf ein, um wen es sich handelt und welche Aufgaben der neue Mitarbeiter künftig in Ihrem Büro übernehmen wird. Ferner gilt es, die IT-Abteilung zu informieren, damit der neue Mitarbeiter eigene Zugangsdaten und Mailadressen erhält.

Wir empfehlen Ihnen, diese Schritte mindestens ein bis zwei Wochen vor dem Einstieg des Mitarbeiters umzusetzen.

Kurz vor Arbeitsbeginn stehen im Anschluss diese Schritte in Phase 1 des Onboardings an:

• Arbeitsplatzgestaltung: Damit der neue Mitarbeiter zügig mit der Arbeit beginnen kann, sollte der Arbeitsplatz mit allen notwendigen Materialien eingerichtet werden – darunter Verbrauchsmaterial, aber auch Computer mit Zugangsdaten, Firmentelefon und notwendige Lizenzkäufe.
• Terminkoordination: Stehen für den neuen Mitarbeiter schon Meetings und Termine im Raum? Dann vermerken Sie diese rechtzeitig, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.
• Willkommensgeschenk: Begrüßen Sie neue Mitarbeiter im Unternehmen, gern auch mit einem kleinen Willkommensgeschenk. Hier bieten sich zum Beispiel Blumen oder eine Packung Pralinen an.

2. Der erste Arbeitstag und die erste Arbeitswoche

Sobald der Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hat, geht das eigentliche Onboarding los. Auch hier gibt es viele Schritte zu beachten, um den Einstieg in Ihr Versicherungsbüro so einfach und effektiv wie möglich zu gestalten. Achten Sie vor allem am ersten Tag darauf, die Einarbeitung locker zu gestalten.

Hier bieten sich folgende Schritte an:

• Begrüßung: Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter im Unternehmen. Hier bietet sich eine kleine Führung durch die Räumlichkeiten an, verbunden mit einer Vorstellung im gesamten Team. Machen Sie Ihren neuen Mitarbeiter vor allem mit den Teammitgliedern bekannt, die künftig eng mit ihm zusammenarbeiten werden.
• Gemeinsames Mittagessen: Meist läuft die Begrüßungsrunde zum Arbeitsbeginn sehr formell ab. Möchten Sie das Team stärken und den neuen Mitarbeiter frühzeitig integrieren, können Sie am selben Tag ein gemeinsames Mittagessen mit dem gesamten Büro organisieren. So lernen sich alle Mitarbeiter auch persönlich besser kennen.

Nach dem ersten Arbeitstag, an dem es vor allem um die Integration im Unternehmen geht, setzt sich das Onboarding in Phase 2 mit der Einarbeitung in der ersten Arbeitswoche fort:

• Mitarbeitergespräch: Setzen Sie sich mit dem neuen Mitarbeiter zusammen und informieren Sie ihn über die kommenden Schritte des Onboardings. Nutzen Sie das Gespräch, um gegenseitige Erwartungen zu klären und detailliert auf die neuen Aufgaben des Mitarbeiters einzugehen. Auch rechtliche Fragen können hier geklärt werden, zum Beispiel bei der Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung.
• Unternehmensphilosophie vermitteln: Erläutern Sie Ihrem neuen Mitarbeiter detailliert die Werte und Vorstellungen Ihres Unternehmens, die Ziele des Beschäftigungsverhältnisses und auch die Ziele im Team.
• Unterstützung durch das Team organisieren: In der ersten Arbeitswoche sind viele Arbeitsschritte für einen neuen Mitarbeiter noch unklar. Erklären Sie daher detailliert alle Prozesse. Noch sinnvoller ist es, einen Guide in Form eines erfahrenen Mitarbeiters für die ersten Tage bereitzustellen, der bei offenen Fragen unterstützt.

3. Die ersten sechs Monate

Nach der ersten Woche fühlen sich neue Mitarbeiter meist sicherer und kennen ihre Aufgaben. Dennoch endet das Onboarding damit nicht. Während der gesamten Probezeit sollten Sie regelmäßig Rücksprache mit dem neuen Mitarbeiter halten.

Folgende Aufgaben stehen sonst noch in der dritten Phase des Onboardings an:

• Feedback einholen: Wie fühlt sich der Mitarbeiter im Unternehmen? Herrscht Einigkeit im Team, gibt es Schwierigkeiten, was könnte besser sein? Fragen Sie den neuen Mitarbeiter regelmäßig nach seinen Eindrücken – möglicherweise profitieren auch Sie von neuen, frischen Ideen.
• Teamintegration fördern: Bestehende Teams gibt es in jedem Unternehmen und sicher ist auch Ihr Versicherungsbüro hier keine Ausnahme. Helfen Sie dem neuen Mitarbeiter dabei, sich in diese bestehenden Teams zu integrieren. Das kann zum Beispiel durch regelmäßige Meetings, aber auch durch gemeinsame Aufgaben geschehen. Auch in „privater“ Runde, zum Beispiel durch ein gemeinsames Frühstück einmal im Monat, lässt sich der Teamgeist stärken.

Wie leiten Sie die Onboarding-Prozesse?

Onboarding kann ein aufwändiger Prozess sein, aber er lohnt sich. Die stärkere Mitarbeiterbindung und die erhöhte Produktivität durch mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz sind zwei sehr gute Gründe, um nicht auf die wertvollen Onboarding-Maßnahmen zu verzichten.

Mit dieser Onboarding-Checkliste gelingt die Umsetzung in Ihrem Versicherungsbüro noch effektiver:

• Konzept erstellen: Bevor Sie mit dem Onboarding beginnen, erstellen Sie ein individuelles Onboarding Konzept für Ihr Versicherungsbüro. Das kann gemeinsam mit der Personalabteilung oder dem ganzen Team stattfinden. Auch Zuständigkeiten für die einzelnen Aufgabenbereiche und die Betreuung des neuen Mitarbeiters sollten personell im Konzept geregelt werden.
• Checkliste erstellen: Ein Onboarding erfordert die Zusammenarbeit des gesamten Teams. Koordinieren Sie administrative und soziale Schritte in einer Checkliste, die auch an die zuständigen Mitarbeiter weitergereicht wird (z. B. IT-Abteilung und Personalmanagement).
• Einarbeitungsplan erstellen: Damit auch der neue Mitarbeiter weiß, was auf ihn zukommt, ist ein Einarbeitungsplan sinnvoll. Hier sind die verschiedenen Prozesse des Onboardings aufgelistet und helfen bei einer besseren Integration in Ihr Büro.

Sie haben weitere Fragen zum Thema Arbeitsrecht oder möchten die Prozesse des Onboardings rechtlich absichern lassen? Bei KLUGO wird Ihnen geholfen.