Job Enlargement: Aktiv gegen Unterforderung und Demotivation vorgehen

STAND 01.04.2023 | LESEZEIT 13 MIN

Mitarbeiter können aus verschiedensten Gründen mit ihrem Arbeitsumfeld unzufrieden sein – Langeweile, andauernde Routinen und konstante Unterforderung sind dabei die Hauptursachen. Job Enlargement wurde als Maßnahme entwickelt, um gegen Routinen und Langeweile vorzugehen und Mitarbeiter zu motivieren. Dabei kommt es aber vor allem auf eine adäquate Planung an – denn sonst kann das Job Enlargement auch schnell nach hinten losgehen. Worauf Sie achten sollten und wie sich diese Maßnahme in Ihrem Versicherungsbüro zielgerichtet umsetzen lässt, erfahren Sie hier.

Was bedeutet Job Enlargement?

Übersetzt man Job Enlargement ins Deutsche, so könnte man es wohl als „Arbeitserweiterung“ oder „Arbeitsfeldvergrößerung“ bezeichnen. Die Methode soll Routinen vorbeugen und Langeweile am Arbeitsplatz verhindern. Dafür wird der inhaltliche und quantitative Aufgabenbereich eines Mitarbeiters erweitert, um so einen abwechslungsreicheren Arbeitsalltag sicherzustellen. Die neuen Aufgaben, die auf den Mitarbeiter übertragen werden, sollten sich aber auf einem ähnlichen Anforderungslevel befinden wie die bisherigen Aufgaben.

Der Hintergedanke des Job Enlargement ist simpel: In Unternehmen kommt es durchaus vor, dass manche Mitarbeiter übermäßig ausgelastet sind und teilweise mit Überstunden zu kämpfen haben, während in einer anderen Abteilung auch mal Stillstand und Langeweile den Arbeitsalltag prägt. Einzelne Aufgabenbereiche auf weniger gut ausgelastete Mitarbeiter zu übertragen und so beide Seiten zu entlasten, ist ein wichtiger Bestandteil von Job Enlargement. Aber auch ohne Ungleichgewicht bei der Auslastung ist Job Enlargement sinnvoll, um Langeweile auf der Arbeit zu vermeiden und Routinen vorzubeugen. So bleibt die Arbeitsmotivation hoch und die Zufriedenheit im Job kann gesteigert werden. Ziel ist es, Ihre Mitarbeiter zu fordern und zu fördern.

Wann sollten Sie Job Enlargement betreiben?

Grundsätzlich ist Job Enlargement in so gut wie jedem Arbeitsverhältnis sinnvoll. Routinen kommen zwangsläufig auf – Mitarbeiter gewöhnen sich an die täglichen Anforderungen des Berufs und nicht selten entwickelt sich daraus ein Gefühl der Unterforderung und Langeweile. Daraus wiederum resultiert nicht selten eine Unzufriedenheit mit dem Job, die schlussendlich zu einer Kündigung mit anschließender Neuorientierung führen kann. Als Arbeitgeber möchten Sie dies natürlich verhindern und gute Mitarbeiter auch langfristig im Büro halten. Genau hier setzt das Job Enlargement an, das als Brücke zwischen Routine und Herausforderung dient.

Job Enlargement setzt gezielt bei den entstandenen Routinen an. Durch neue Herausforderungen wird das Können Ihrer Mitarbeiter gefordert. Das Übertragen neuer Aufgabenbereiche stellt für Mitarbeiter daher nicht nur einen Vertrauensbeweis dar, der auch für sich bereits die Motivation steigern kann, sondern beugt auch der Routinebildung und Langeweile vor. Wichtig ist, das Tätigkeitsspektrum nur so weit anwachsen zu lassen, dass sich im Anschluss keine Überforderung einstellt. Das Anforderungsniveau sollte also in etwa den bisherigen Aufgaben entsprechen.

Wie funktioniert Job Enlargement in der Praxis?

Bevor sich das Job Enlargement in der Praxis umsetzen lässt, muss zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgen: Welche Aufgaben gibt es im Versicherungsbüro? Wie sind die Aufgaben verteilt? Welche Aufgaben können weniger ausgelastete Mitarbeiter übernehmen – auch im Hinblick auf die Qualifikation? Ziel ist es, routinierte Mitarbeiter vor neue Herausforderungen zu stellen, die gleichzeitig aber nicht zu Überlastung führen dürfen.

Dieser Aufgabenwechsel muss natürlich nicht zwangsläufig mit einer Beförderung einhergehen. Es sollten primär jene Aufgaben verteilt werden, die keine umfangreichen Aus- oder Weiterbildungen benötigen. Schon kleine Veränderungen können hier große Erfolge erzielen, damit Ihre Mitarbeiter nicht in eine langweilige Routine verfallen. So kann auch die Entwicklung neuer Ideen, die Ihren Unternehmenserfolg steigern könnten, als Job Enlargement dienen. Betrachten Sie die individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter und richten Sie das neue Anforderungspotential daran aus, um die Zufriedenheit zu steigern.

Hier liegt der Unterschied zwischen Job Enlargement und Job Enrichment. Während beim Job Enlargement vor allem Aufgaben verteilt werden, die dem bisherigen Anforderungsniveau entsprechen, setzen Arbeitgeber beim Job Enrichment auf neue Aufgaben, die das Anforderungsniveau überschreiten und die Mitarbeiter dadurch vor echte Herausforderungen stellen. Für manche Mitarbeiter ist das Job Enrichment besser geeignet, bei anderen stellt sich schnell Überforderung ein. Daher sollte hier sorgsam abgewogen werden, welche Maßnahme bessere Ergebnisse zeigt.

Welche Vorteile bietet Job Enlargement?

Gelangweilte Mitarbeiter sind unzufrieden mit ihrem Arbeitsalltag und begeben sich früher oder später auf die Suche nach neuen Herausforderungen. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter im Büro halten, so kann Job Enlargement maßgeblich zu deren Zufriedenheit beitragen.

Es gibt aber noch weitere Vorteile:

Abwechslungsreiche Tätigkeiten steigern die Mitarbeitermotivation
Neue Aufgabengebiete zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie Ihnen vertrauen, sodass die Bindung ans Unternehmen gefestigt wird
Die Arbeitsproduktivität verbessert sich
Mitarbeiter verstehen die bürointernen Prozesse durch vielfältigere Einblicke besser
Ein plötzlich auftretender Personalmangel, z. B. aufgrund von Krankheit oder Kündigung, kann besser aufgefangen werden
Routinen, Langeweile und Unterforderung werden vermieden
Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und beachtet
Die allgemeine Arbeitszufriedenheit steigt
Job Enlargement kann für Mitarbeiter als „Push auf der Karriereleiter“ verstanden werden

Worauf sollten Sie achten, wenn Sie Job Enlargement in Ihrem Versicherungsbüro ausprobieren?

Job Enlargement kann eine gute Maßnahme sein, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, Routinen vorzubeugen und für eine ausgewogene Arbeitsbelastung zu sorgen. Falsch oder unvorbereitet umgesetzt, drohen aber auch hier einige Probleme.

Überlastung der Mitarbeiter: Sind die Aufgaben, die Sie an Mitarbeiter verteilen, zu anspruchsvoll, so kann sich ein Gefühl der Überlastung oder Überforderung einstellen. Bevor Sie die Job Enlargement Maßnahmen umsetzen, sollte daher eine umfassende Analyse der betroffenen Mitarbeiter stattfinden – fachlich und persönlich. Achten Sie auf eine umfassende Einarbeitung in das neue Aufgabengebiet und stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung.
Angst um Arbeitsplätze: Mitarbeiter nehmen Job Enlargement häufig als Maßnahme wahr, um Arbeitsplätze wegzurationalisieren. Machen Sie daher von Anfang an klar, dass es um die individuelle und persönliche Förderung geht, nicht darum, andere Mitarbeiter im Büro zu ersetzen.
Größeres Aufgabengebiet bei gleichbleibendem Gehalt sorgt für Unzufriedenheit: Einige Mitarbeiter können den Eindruck bekommen, künftig mehr Verantwortung übernehmen zu müssen und mehr Aufgabengebiete abzudecken, dafür aber nicht entsprechend entlohnt zu werden. Klären Sie daher Ihre Mitarbeiter im Versicherungsbüro darüber auf, warum das Job Enlargement umgesetzt wird. Sofern auch eine fachliche Erweiterung des Aufgabengebietes angestrebt wird (Job Enrichment) sollten Sie zudem über Gehaltserhöhungen nachdenken – insbesondere wenn dafür Fort- und Weiterbildungen in Kauf genommen werden müssen.

Als Arbeitgeber sollten Sie vor allem in der Anfangszeit des Job Enlargement stets ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeiter und mögliche Sorgen haben. Halten Sie regelmäßig Rücksprache mit Ihren Mitarbeitern und bringen Sie in Erfahrung, ob die neuen Aufgabengebiete gut angenommen werden oder einzelne Personen möglicherweise überfordert sind. Jeder Mitarbeiter sollte hier einzeln betrachtet werden, um so die Zufriedenheit zu gewährleisten. Stellt sich eine Maßnahme des Job Enlargement als eher kontraproduktiv heraus, so justieren Sie die Aufgabenverteilung neu.

Sie haben weitere Fragen rund um Arbeitsrecht oder möchten die Prozesse des Job Enlargement rechtlich im Arbeitsvertrag absichern lassen? Dann steht Ihnen unser Partner KLUGO beratend zur Seite.

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