Candidate Journey: Bewerbungsprozesse für Bewerber optimieren

STAND 18.12.2023 | LESEZEIT 9 MIN

Jedes Versicherungsbüro wünscht sich qualifizierte Mitarbeiter. Wenn eine offene Stelle besetzt werden soll, steht man zunächst vor der Herausforderung, einen geeigneten Bewerber zu finden. Ist dies gelungen, folgt – bis zum eigentlichen Arbeitsbeginn – die Candidate Journey. Werden hier Fehler gemacht, drohen qualifizierte Bewerber schon vor Jobantritt abzuspringen.

Was ist Candidate Journey?

Als Candidate Journey wird die Phase bezeichnet, die mit dem ersten Unternehmenskontakt des Bewerbers beginnt und mit dem eigentlichen Arbeitsbeginn im Unternehmen endet. Diese Maßnahme umfasst verschiedene Methoden, die dazu beitragen sollen, dass Bewerber mit einem guten Gefühl im Versicherungsbüro beginnen. Sie hebt sich deutlich von der Candidate Experience ab, bei der es vor allem um die positiven und negativen Erfahrungen während des Bewerbungsprozesses geht.

Nicht zuletzt hat auch der steigende Fachkräftemangel maßgeblich dazu beigetragen, die Candidate Journey für Bewerber verbessern zu wollen. Dazu versetzen sich Personaler und Führungskräfte in die Bewerber hinein, um den Bewerbungsprozess von außen zu betrachten. So können Möglichkeiten entwickelt werden, um auf der Candidate Journey für möglichst positive Erfahrungen zu sorgen. Das soll kurzfristige Entscheidungen gegen den Arbeitsbeginn im Versicherungsbüro vermeiden.

Warum benötigen Unternehmen eine positive Candidate Journey?

In vielen Versicherungsbüros spielt die Candidate Journey bis heute keine tragende Rolle. Dass das ein Fehler ist, machen aktuelle Studien klar: So zeigt eine kürzlich erhobene Statistik, dass rund 72 Prozent aller Bewerber im Laufe des Bewerbungsprozesses über negative Erfahrungen während der Candidate Journey berichten – und das vermehrt in sozialen Netzwerken, zugänglich für eine Vielzahl anderer Arbeitnehmer. Außerdem ist es inzwischen üblich, Erfahrungsberichte von früheren Bewerbern in entsprechenden Portalen zu lesen und diese in den Entscheidungsprozess mit einfließen zu lassen. Sind dort überwiegend negative Bewertungen zu finden, entscheiden sich Bewerber tendenziell gegen die Bewerbung oder den Arbeitsantritt im Versicherungsbüro.

Eine positive Candidate Journey ist also schon vor dem Hintergrund der Fachkräftegewinnung sinnvoll. Gleichzeitig steigert sie die Zufriedenheit mit dem Unternehmen, trägt so zu einem langfristigen Employer Branding bei und verschafft Ihnen als Versicherungsbüro einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

In 6 Phasen eine gute Candidate Journey gestalten

Bevor die Candidate Journey beginnt, lohnt sich ein Blick auf konkrete Zahlen. In den meisten Unternehmen dauert die Phase zwischen Bewerbungsgespräch und Arbeitsbeginn rund 42 Tage. Herausragende Talente, die in keinem Versicherungsbüro fehlen dürfen, befinden sich aber nur für rund 10 Tage auf dem freien Arbeitsmarkt, ehe sie sich bereits für eine neue Beschäftigung entscheiden. Damit Ihnen bei der Bewerbungsphase keine Talente abspringen, ist die Candidate Journey eine unverzichtbare Maßnahme. Dafür werden die 6 Phasen der Candidate Journey im Versicherungsbüro umgesetzt.

Phase 1: Aufmerksamkeit durch gute Stellenanzeigen erzeugen

In der ersten Phase wird der potenzielle Bewerber auf Ihre Stellenanzeige aufmerksam. Die Möglichkeiten dazu sind vielfältig: Jobbörsen sind ebenso geeignet wie soziale Netzwerke, Blogbeiträge oder Inserate. Auch gezielte Informationen auf Karriereseiten und die persönliche Empfehlung durch bereits vorhandene Mitarbeiter sind geeignet, um hochqualifizierte Mitarbeiter auf Ihre offenen Stellen im Versicherungsbüro aufmerksam zu machen. Seien Sie hier ruhig kreativ!

Das können Sie tun:
Noch bevor Sie die Stellenausschreibung platzieren, sollten Sie jedoch wissen, welche Qualifikationen und Fähigkeiten ein optimaler Bewerber mit sich bringen sollte. Passen Sie die Stellenanzeige im Anschluss auf diese Anforderungen an, damit der Bewerber frühzeitig weiß, was ihn erwartet.

Phase 2: Gesamtheitlich einen guten Eindruck vermitteln und auf die Überlegungen des Bewerbers eingehen

Wurde ein Bewerber auf die offene Stellenanzeige aufmerksam, beginnt für diesen noch vor der eigentlichen Bewerbung die Recherche-Phase. Hier informiert sich der Bewerber über Ihr Versicherungsbüro, Ihre Werte und die Unternehmenskultur. Dabei werden soziale Netzwerke ebenso nach Erfahrungsberichten durchsucht wie Bewertungsplattformen für Arbeitgeber. Nur wenn Sie als Arbeitgeber in dieser Phase positiv erscheinen, folgt auch eine Bewerbung.

Das können Sie tun:
Achten Sie für die Candidate Journey darauf, auf allen relevanten Plattformen möglichst präsent zu sein. Zeigen Sie Ihr Versicherungsbüro im Internet, vermitteln Sie Ihre Unternehmenswerte und Unternehmenskultur. Über alle Plattformen hinweg sollten Sie dabei einem einheitlichen Stil folgen. Zufriedene Mitarbeiter, die bereits in Ihrem Versicherungsbüro tätig sind, können als eine Art Markenbotschafter fungieren und von ihrem Arbeitsalltag berichten. Ihre unternehmerische Präsentation des Versicherungsbüros sollte so gestaltet sein, dass sie bei potenziellen Bewerbern das Interesse weckt.

Phase 3: Bewerbungsprozesse optimieren

Das Bewerbungsverfahren ist die größte Herausforderung bei der Candidate Journey. Langwierige und komplizierte Abläufe schrecken Bewerber ab. Dauert der Prozess zu lange, besteht zusätzlich die Gefahr, dass der Bewerber bereits von anderer Stelle eine Zusage erhält und damit nicht mehr auf dem freien Arbeitsmarkt zur Verfügung steht. Auch die beste Candidate Journey bringt also nichts, wenn es am Ende am übermäßig langen oder komplizierten Bewerbungsprozess scheitert.

Ähnliches gilt auch für veraltete Bewerbungsmethoden. Prüfen Sie, ob die ausgeschriebenen Stellen im Internet gut zugänglich sind und von jedem Endgerät aus gelesen werden können. Smartphones werden auch bei der Suche nach freien Arbeitsplätzen immer relevanter – technische Fehler oder Darstellungsprobleme auf Mobiltelefonen können abschrecken. Prüfen Sie außerdem, auf welche Arten sich Bewerber bei Ihnen bewerben können. Neben der klassischen Schriftform mit Lebenslauf und Anschreiben können auch Online-Bewerbungen eine geeignete, moderne Lösung sein.

Das können Sie tun:
Machen Sie Ihre Stellenanzeigen zugänglich, unabhängig vom genutzten Endgerät. Auch die Etablierung moderner Bewerbungsmethoden kann hilfreich sein, um Spitzenkräfte zu generieren. Achten Sie während des Bewerbungsprozesses darauf, möglichst schnell auf eine Bewerbung zu reagieren.

Phase 4: Auswahlverfahren transparent und realistisch gestalten

Nur in seltenen Fällen bewerben sich Mitarbeiter nur auf eine einzige Stelle. In dieser Phase der Candidate Journey finden daher Vergleiche zwischen den möglichen Arbeitgebern statt, indem die verfügbaren Informationen miteinander abgeglichen werden. Auch die gesammelten Eindrücke während des Bewerbungsgesprächs fließen in die Beurteilung mit ein.

Das können Sie tun:
Seien Sie für eine gute Candidate Journey ehrlich und transparent gegenüber Ihren Bewerbern. Vermitteln Sie einen authentischen und zuverlässigen Eindruck von Ihrem Unternehmen, der auch den Tatsachen entspricht. Stellen Sie allgemeine Informationen zu Ihrem Versicherungsbüro ebenso zur Verfügung wie Ihre Unternehmenswerte, Mitarbeiterstrukturen und Herausforderungen, die Bewerber im beruflichen Alltag erwarten. Ferner können Sie Bewerber aktiv dazu auffordern, Rückfragen zu stellen oder Bedenken zu äußern, um so eine Kommunikation auf Augenhöhe sicherzustellen.

Phase 5: Einstellung als ganzheitlichen und einheitlichen Prozess umsetzen

Die Entscheidung darüber, ob ein Mitarbeiter im Versicherungsbüro eingestellt wird, treffen nicht nur Sie als Arbeitgeber. Auch der Bewerber selbst entscheidet, ob er ein Stellenangebot annehmen möchte oder nicht. Die gesamte Candidate Journey nimmt Einfluss auf diese Entscheidung – insbesondere dann, wenn es währenddessen zu Fehlern kam, die beim potenziellen Mitarbeiter ein unangenehmes Gefühl verursacht haben. Bis hin zur Einstellung eines Mitarbeiters ist die Candidate Journey daher ein ganzheitlicher Prozess.

Das können Sie tun:
Seien Sie für potenzielle Bewerber als Ansprechpartner verfügbar. Mögliche Missverständnisse können durch eine offene Kommunikation schnell ausgeräumt werden, Fehler sind leichter verzeihbar, wenn diese logisch und offen kommuniziert werden. Je transparenter und ehrlicher Sie mit Bewerbern umgehen, desto positiver ist auch der Eindruck, den Sie hinterlassen.

Phase 6: Das Onboarding beginnt schon vor dem ersten Tag

Die Candidate Journey endet nicht, sobald der Bewerber im Unternehmen tätig ist. Die Probezeit bleibt weiterhin eine unsichere Phase für beide Seiten. Auch wenn die Bewerbungsphase einen positiven Eindruck hinterlassen hat, können negative Onboarding-Erfahrungen schnell dazu führen, dass ein Spitzenkandidat das Unternehmen wieder verlässt. Die Candidate Journey setzt sich also fort, bis der Mitarbeiter ein fester Bestandteil im Unternehmen ist.

Das können Sie tun:
Geben Sie neuen Mitarbeitern die Chance, in Ruhe in Ihrem Versicherungsbüro anzukommen. Organisieren Sie die ersten Arbeitstage und setzen Sie auf eine umfassende Einarbeitung. Zusätzlich können kleine Vorstellungsrunden und Willkommensgeschenke dazu beitragen, das Zugehörigkeitsgefühl zu steigern. Sollte es während dieser Phase zu Rückfragen kommen, stehen Sie mit einem offenen Ohr zur Verfügung. Auch regelmäßige Einzelgespräche mit direkten Vorgesetzten sind sinnvoll, um so früh wie möglich von Unsicherheiten oder Problemen zu erfahren.

Prüfen Sie regelmäßig intern die Candidate Journey

Damit die Candidate Journey für externe Bewerber gelingt, hinterfragen Sie intern regelmäßig Ihre Maßnahmen. Bereits im Versicherungsbüro tätige Mitarbeiter können dabei als „Bewerber“ auftreten und den Bewerbungsprozess durchlaufen, um die Qualität Ihrer Candidate Journey zu prüfen und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Dieser Blick von außen hilft Ihnen dabei, eventuelle Schwachstellen im Candidate Journey zu erkennen und zu verbessern.

Sie benötigen rechtliche Unterstützung bei der Umsetzung des Candidate Journey? Dann steht Ihnen unser Partner KLUGO beratend zur Seite.