Jahresgespräch – so sollten sich Arbeitgeber darauf vorbereiten

STAND 07.12.2022 | LESEZEIT 5 MIN

Mitarbeiter und Führungskräfte gehen häufig mit gemischten Gefühlen in das Jahresgespräch. Die Befürchtungen auf beiden Seiten sind hoch. Und doch ist eine konsequente Durchführung von Jahresgesprächen sinnvoll, damit sich Mitarbeiter und Führungskräfte auf Augenhöhe begegnen und offen über alle Belange des Beschäftigungsverhältnisses sprechen. Um das Jahresgespräch erfolgreich führen zu können, kommt es vor allem auf eine adäquate Vorbereitung an. Was Sie dabei beachten sollten, welche Fragen es zu stellen gilt und welche Phasen ein Jahresgespräch durchläuft, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch hat sich als wertvolles Instrument für die Führung und Weiterentwicklung des Personals etabliert. Es handelt sich um eine Art Jahresrückblick: Der Blick liegt auf den vergangenen 12 Monaten der Zusammenarbeit und beleuchtet Stärken, Schwächen, Erfolge und Leistungen während dieser Zeit. Das Jahresgespräch hält also ein wertvolles Feedback für Mitarbeiter bereit. Aber nicht nur vergangene Leistungen werden im Jahresgespräch genauer betrachtet, auch die persönlichen Ziele und die Weiterentwicklung des Mitarbeiters sollten gemeinschaftlich besprochen werden. In der Regel finden Jahresgespräche daher entweder zu Beginn oder Ende eines neuen Jahres statt. Sie dienen als Grundlage für eine wertschätzende Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber und können sich positiv auf die Leistungen der Angestellten auswirken.

In welchen drei Phasen läuft das Jahresgespräch ab?

Das Jahresgespräch sollte Mitarbeiter motivieren, einen positiven Eindruck durch die Gesprächsführung hinterlassen und dazu anregen, die eigenen Fähigkeiten auch weiterhin im Unternehmen zu entfalten. Daher setzt ein erfolgreiches Jahresgespräch eine umfassende Vorbereitung voraus – und gliedert sich in drei unterschiedliche Phasen. Insgesamt sollte das Jahresgespräch ca. ein bis zwei Stunden dauern, um einen umfassenden Blick auf alle Leistungen des Mitarbeiters werfen zu können.

Phase 1: Rückblick auf das letzte Jahr und Feedbackgespräch

In der ersten Phase betrachten Sie die Erfolge und Leistungen des Mitarbeiters in den letzten 12 Monaten. Hier können Sie gezielt auf besonders hervorzuhebende Projekte, nennenswerte Erfolge und gemeisterte Herausforderungen eingehen. Aber auch Schwachstellen können im Feedbackgespräch benannt werden. So geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich stetig weiterzuentwickeln und an sich selbst zu arbeiten. Bei der Phase des Rückblicks handelt es sich immer um ein allumfassendes Bild, dass das Arbeitsverhältnis gesamtheitlich betrachtet und auf alle Aspekte der Zusammenarbeit eingeht.

Phase 2: Die Analyse des aktuellen Standes

In der zweiten Phase des Gesprächs gehen Sie darauf ein, welche Anforderungen und Leistungen derzeit vom Mitarbeiter erwartet werden. Hier können Sie auch in den direkten Austausch gehen – lassen Sie Ihren Mitarbeiter nicht nur wissen, was Sie von dem momentanen Stand seiner Leistungen halten, sondern fordern Sie auch aktiv eine Beteiligung an der Unterhaltung ein. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, ob er sich eine Veränderung im Unternehmen wünscht, ob er sich mit seiner Beschäftigung wohlfühlt und was seiner Meinung nach besser laufen könnte. So ziehen auch Sie als Führungskraft wertvolles Wissen aus dem Jahresgespräch.

Phase 3: Weiterentwicklung und Zukunftsperspektiven

Niemand möchte über ein gesamtes Arbeitsleben hinweg an Ort und Stelle stehen. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter daher, was er sich für die Zukunft wünscht. Karriereaussichten im Unternehmen, persönliche Weiterentwicklungen oder gar ein Einblick in eine gänzlich andere Abteilung – die beruflichen und persönlichen Perspektiven des Mitarbeiters werden in Phase 3 des Jahresgesprächs beleuchtet. Hier sollten auch klar definierte Leistungsziele erstellt werden, die in den kommenden zwölf Monaten zu bewerkstelligen sind. Achten Sie darauf, dass diese Ziele für Ihren Mitarbeiter schaffbar sind. Sie sollten sich immer an seinen individuellen Stärken orientieren und dadurch echten Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Auch mögliche Fortbildungen oder Weiterentwicklungen können in Phase 3 des Jahresgesprächs genauer besprochen werden. Wägen Sie dabei immer ab, welche Maßnahme für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen sinnvoll erscheint. Auf diese Weise profitieren beide Seiten von der persönlichen Weiterentwicklung des Mitarbeiters.

Welche Fragen sollten Sie im Jahresgespräch stellen?

Bereiten Sie einige Fragestellungen vor, die Sie während des Mitarbeitergesprächs stellen möchten. Diese sollten sich direkt auf den Arbeitnehmer beziehen. Je mehr Fragen Sie sich im Vorfeld überlegen, desto besser läuft in der Regel auch die Unterhaltung. Starten Sie daher ruhig mit vorgefertigten Fragen in das Jahresgespräch, aber lassen Sie auch ausreichend Raum für individuelle Gesprächsinhalte.

Damit die Vorbereitung gelingt, haben wir für Sie folgende Fragevorschläge vorbereitet:

• „Welche Herausforderungen konnten Sie im letzten Jahr bewältigen und waren Sie mit dem Ergebnis zufrieden?“
• „Haben Sie die Ziele, die im letzten Jahresgespräch definiert wurden, erreichen können?“
• Wenn ja: „Sind Sie zufrieden mit Ihren Erfolgen?“
• Wenn nein: „Warum konnten die Ziele noch nicht umgesetzt werden? Was können Sie tun, um die Ziele in absehbarer Zeit umzusetzen?“
• „Kennen Sie Ihre Stärken und sind Sie der Meinung, diese weiter ausbauen zu können?“
• „Kennen Sie Ihre Schwächen und sind Sie der Meinung, an diesen Schwächen arbeiten zu können?“
• „Wie möchten Sie sich im Unternehmen weiterentwickeln?“
• „Wo soll Ihre Weiterentwicklung im Unternehmen hinführen? Welche Ziele haben Sie im Unternehmen?“
• „Wie haben Sie Ihre Fähigkeiten gewinnbringend für das Unternehmen eingesetzt?“
• „Welche Mehrwerte haben Sie im Unternehmen erzielt?“
• „Wie können Sie Ihre Mehrwerte im nächsten Jahr noch effizienter in das Unternehmen einbringen?“
• „Haben Sie besondere Talente und Fähigkeiten, die Sie zusätzlich ins Unternehmen einbringen können oder wollen?“
• „Können wir als Arbeitgeber etwas tun, um Ihre Stärken zu fördern?“
• „Was würden Sie sich von uns als Arbeitgeber wünschen, um Ihre Leistungen zu steigern?“

Wie sollten Sie mit Gehaltsfragen im Jahresgespräch umgehen?

Häufig ist das Jahresgespräch für Ihre Mitarbeiter die einzige Möglichkeit, konkrete Fragen an die Vorgesetzten zu stellen, die sich abseits des üblichen Arbeitsalltages bewegen. Daher wird auch das Gehalt in vielen Jahresgesprächen thematisiert. Auch hier sollten Sie vorbereitet sein: Erfragen Sie für jeden Mitarbeiter vor dem Jahresgespräch den möglichen Gehaltsrahmen, sofern Sie selbst nicht entscheidungsbefugt sind. So können Sie Ihrem Mitarbeiter im Jahresgespräch die Möglichkeiten auf Rückfrage direkt erläutern.

Nehmen Sie Gehaltswünsche auf jeden Fall ernst! Sie können davon ausgehen, dass die meisten Mitarbeiter sich bereits seit vielen Wochen über ihre Gehaltsvorstellungen Gedanken gemacht haben und diese beim Jahresgespräch nicht wahllos in den Raum werfen. Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, genau zu erläutern, warum er eine Gehaltserhöhung für gerechtfertigt hält. Lassen Sie sich die Mehrwerte nennen, die er mit seiner Arbeitsleistung für das Unternehmen erwirtschaftet.

Sollte aus wirtschaftlichen oder anderen Gründen keine Gehaltserhöhung möglich sein, können Sie Ihren Mitarbeitern alternative Angebote machen – zum Beispiel persönliche Weiterentwicklungsangebote wie Fortbildungen oder Zusatzausbildungen, aber auch moderne Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Homeoffice. Überlegen Sie schon im Vorfeld des Gespräches, welche Möglichkeiten für den Mitarbeiter infrage kommen.

Checkliste: So bereiten Sie ein Jahresgespräch vor

Eine gründliche Vorbereitung auf das Jahresgespräch ist immer die Grundlage einer Kommunikation auf Augenhöhe. Daher haben wir Ihnen eine Checkliste vorbereitet, mit der Sie das Jahresgespräch schon im Vorfeld grob durchplanen können.

• Erstellen Sie ein einheitliches Bewertungssystem: Alle Mitarbeiter sollten möglichst neutral bewertet werden. Damit eine Vergleichbarkeit möglich ist, sollte zunächst ein einheitliches Bewertungssystem im Unternehmen etabliert werden. So können Sie die Leistungen effektiv miteinander vergleichen und Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit einzelner Mitarbeiter ziehen.
• Hilfsmittel vorbereiten: Überlegen Sie sich schon im Vorfeld, welche Fragen Sie während des Jahresgesprächs stellen möchten. Im Vorfeld angefertigte Fragebögen oder Leitfäden zur Gesprächsführung können dabei helfen, das Jahresgespräch professioneller und erfolgreicher zu gestalten.
• Schulungen für HR-Mitarbeiter: Bei einem Jahresgespräch werden nicht einfach nur die Aufgaben der kommenden Woche, sondern elementare Bestandteile der Zusammenarbeit besprochen. Schulen Sie daher die Mitarbeiter, die das Jahresgespräch führen, in puncto Gesprächsführung und Kommunikation. Es ist wichtig, dass jedes Feedback konstruktiv und neutral übermittelt wird. Vorwürfe, Unterstellungen und ähnliches haben im Jahresgespräch mit dem Mitarbeiter nichts zu suchen.
• Notizen machen: Halten Sie die Ergebnisse des Jahresgesprächs fest. Schon während der Unterhaltung können Sie sich vereinzelt Notizen machen, die im Anschluss schriftlich festgehalten werden. Zu einem guten Jahresgespräch sollte immer auch eine Zusammenfassung aller Ergebnisse und Vereinbarungen gehören, die Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter besprochen haben. So können Sie im kommenden Jahresgespräch auch nachvollziehen, ob der Mitarbeiter seine persönlich gesteckten Ziele erreichen konnte und den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.

Wenn auch ein Jahresgespräch die Konflikte mit Ihren Mitarbeitern nicht lösen kann, hilft Ihnen unser Partner KLUGO weiter.