Employee Experience: Checkliste für eine lange Mitarbeiterzufriedenheit

STAND 16.08.2023 | LESEZEIT 10 MIN

Mitarbeiter, die schon lange im Unternehmen tätig sind, haben feste Routinen entwickelt, die die tägliche Arbeit prägen. Das kann zu Langeweile und mangelnder Produktivität führen – und ein Mangel an neuen Herausforderungen macht viele Arbeitnehmer langfristig unzufrieden. Genau hier setzt die Employee Experience an, ein Konzept, mit dessen Hilfe ein abwechslungsreiches Arbeitsleben sichergestellt werden soll. Ziel ist, die Mitarbeiter zu motivieren, die Produktivität zu fördern und so im Versicherungsbüro die Unternehmenserfolge zu verbessern. Wie Sie Employee Experience bei Ihnen anwenden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Employee Experience?

Als Employee Experience bezeichnet man das Gesamtbild aller Erfahrungen, Eindrücke und Erlebnisse, die Mitarbeiter im Rahmen ihres Beschäftigungsverhältnisses im Versicherungsbüro sammeln konnten. Viele verschiedene Faktoren fließen hier mit ein: Interaktion mit Führungskräften, Kollegen und Kunden, gewonnene Eindrücke aus dem Arbeitsalltag und natürlich auch das Gefühl, mit dem die Angestellten an die tägliche Arbeit herangehen.

Hinter dem Begriff Employee Experience steht die Annahme, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter wichtiger ist als die Zufriedenheit der Kunden – denn nur wirklich motivierte Mitarbeiter, die ihre Arbeit gerne machen, können auch zu zufriedenen Kunden führen.

Damit das gelingt, soll durch das Konzept der geführten Employee Experience die Zufriedenheit im Arbeitsalltag gesteigert werden. Es handelt sich um ein ganzheitliches Konzept, das an mehreren Punkten ansetzt:

• Kontinuierliches Feedback, um den Mitarbeiter ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln.
• Eine Aufgabenverteilung, die sich an den Stärken des Mitarbeiters orientiert und so die Schwächen im Alltag minimiert.
• Das Erschaffen einer Arbeitsatmosphäre, in der sich Mitarbeiter wohlfühlen.
• Abwechslungsreiche Aufgabengestaltung mit Verantwortungsübertragung, sodass sich Mitarbeiter gefordert und gefördert fühlen.

Damit legt die Employee Experience den Grundstein dafür, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern.

Warum ist die Employee Experience so wichtig?

Die zahlreichen Maßnahmen, die zur Verbesserung der Employee Experience umgesetzt werden, erscheinen auf den ersten Blick nur kurzfristig zielführend. Unter dem Begriff Employee Experience versteht man jedoch auch langfristige Optimierungen, die für ein angenehmes Arbeitsklima sorgen und so die Employee Experience so positiv wie möglich gestalten. Ziel ist es also, durch die Zufriedenheit der Mitarbeiter auch zu einer Stärkung des Versicherungsbüros beizutragen, um so mehr Kunden zu gewinnen.

Welche Ziele verfolgt die Employee Experience?

Eine effektive Employee Experience verfolgt konkrete Ziele:

• Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Zu den wichtigsten Zielen der Employee Experience zählt die positive Veränderung der Arbeitsbedingungen. Dieses Ziel lässt sich auf vielfältige Weise erreichen – kostenlose Kaffees im Büro, modernere Technikgeräte, flexiblere Arbeitszeiten oder die Option zu Homeoffice. Versuchen Sie, die Arbeitsumgebung an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anzupassen.
• Produktivitätssteigerungen: Häufig lässt sich die Produktivität der Mitarbeiter schon mit kleinen Veränderungen steigern. Fragen Sie die Angestellten in Ihrem Versicherungsbüro doch einfach mal selbst, womit ihrer Meinung nach am Tag die meiste Zeit verschwendet wird. Häufig zeigt sich, dass dies eher beiläufige Aufgaben sind, die auch anderweitig gelöst werden können. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern im Büro ein Arbeitsumfeld, in dem man sich auf die wichtigen Arbeiten fokussieren kann.
• Mitarbeiterbindung: In Zeiten des Fachkräftemangels finden unzufriedene Mitarbeiter schnell einen neuen Job. Möchten Sie Ihre Arbeitnehmer möglichst lange im Unternehmen halten, muss dafür die Mitarbeiterzufriedenheit berücksichtigt werden. Überlegen Sie sich konkrete Maßnahmen, mit denen dies gelingen kann – und holen Sie regelmäßig das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein! Nur wer sich wertgeschätzt fühlt, baut auch eine Bindung zum Unternehmen auf.

Wie lässt sich die positive Employee Experience aktiv umsetzen?

Damit die Employee Experience zum Positiven verändert werden kann, müssen verschiedenste Akteure eines Unternehmens zusammenarbeiten und ihren Teil dazu beitragen. Vor allem sind aber Führungskräfte und Personalabteilung gefordert.

• Inhaber oder Geschäftsführer: Die Ziele eines Unternehmens werden an dessen Spitze bestimmt. Es ist also die Aufgabe des Geschäftsführers bzw. Inhabers, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu einem Kernpunkt im Unternehmen zu machen.
• HR-Abteilung: Während die Ziele des Unternehmens vorgegeben werden, ist die HR-Abteilung für die Umsetzung verantwortlich. Veränderungen können durch die Zusammenarbeit von HR und Geschäftsführung effektiv im Büro etabliert werden.
• Führungskräfte: Kaum einer kennt die Mitarbeiter besser als direkte Führungskräfte. Stärken und Schwächen zu erkennen und Mitarbeiter ziel- und stärkenorientiert im Büro einzusetzen, fällt damit in den Zuständigkeitsbereich der Führungskräfte.
• Mitarbeiter: Holen Sie für eine positive Employee Experience auch die Gesamtheit der Mitarbeiter ins Boot! Regelmäßige Feedback-Schleifen und das Gefühl, aktiv die Unternehmenskultur mitgestalten zu können, tragen im gesamten Team zu mehr Wohlbefinden bei.

Welche Phasen gibt es bei der Employee Experience?

Für Mitarbeiter beginnt die Employee Experience beim Bewerbungsprozess und endet erst mit dem Austritt aus dem Unternehmen. Man unterteilt den Mitarbeiterzyklus in vier verschiedene Phasen, die jeweils eine eigene Employee Experience bieten:

• Bewerbungsphase: Die ersten Eindrücke vom Unternehmen entstehen während des Bewerbungsprozesses. Es bleibt im Gedächtnis, wie schnell man auf die Bewerbung eine Rückmeldung erhalten hat und wie das Vorstellungsgespräch ablief. Schon hier gilt es also, aktive Verbesserungen umzusetzen, um eine positive Employee Experience zu fördern.
• Onboarding-Phase: Überlassen Sie neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag sich selbst oder gibt es eine ausführliche Einarbeitung, um neue Mitarbeiter mit ihren Aufgaben und neuen Kollegen vertraut zu machen? Gibt es ein Konzept, mit dem Mitarbeiter eingearbeitet werden? Führt der neue Job von Beginn an zu Überforderung oder haben Mitarbeiter das Gefühl, zu wenig Unterstützung beim Einstieg zu erhalten, wirkt sich dies negativ auf die Employee Experience aus.
• Entwicklung im Unternehmen: Ist der Mitarbeiter erst einmal fest im Unternehmen etabliert, stellen sich schnell langweilige Routinen ein. Verbessern Sie den Eindruck der Angestellten durch abwechslungsreiche Aufgaben und das Übertragen von Verantwortung. Auch berufliche Perspektiven wie Weiterbildungen können zu einer positiven Employee Experience beitragen.
• Offboarding-Phase: Entscheiden sich Mitarbeiter dennoch dazu, das Unternehmen zu verlassen, fällt natürlich auch der letzte Eindruck in die Employee Experience mit hinein. Setzen Sie daher auf einen fairen, verständnisvollen und wertschätzenden Umgang mit Mitarbeitern, die Ihr Unternehmen verlassen möchten.

Checkliste: In sieben Schritten zur optimalen Employee Experience

Um die Employee Experience zu verbessern, sollten Sie zunächst mit Empathie an jedes Beschäftigungsverhältnis herangehen und versuchen, die Blickwinkel Ihrer Mitarbeiter zu verstehen und nachzuvollziehen.

Mit dieser 7-Schritte-Checkliste für die Employee Experience können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigern und so zu mehr Unternehmensbindung und Arbeitsmotivation beitragen:

1. Phasen-Ermittlung: Sie kennen bereits die vier unterschiedlichen Phasen der Employee Experience. Wo gibt es dort Verbesserungsmöglichkeiten? Was können Sie tun, um die Employee Experience zu verbessern?
2. Ziele definieren: Damit die Employee Experience gelingt, sollten Sie zunächst die Ziele Ihres Unternehmens definieren und an einer konkreten Umsetzung arbeiten. Lassen Sie dabei auch die Meinungen der Mitarbeiter einfließen.
3. Wünsche der Kunden berücksichtigen: Setzen Sie Mitarbeiter dort ein, wo sie benötigt werden – abhängig von deren Stärken und Schwächen. Berücksichtigen Sie dabei auch Ihre Zielgruppe (z. B. in puncto Alter, Herkunft, Geschlecht usw.) und setzen Sie Mitarbeiter so ein, dass diese in Übereinstimmungen mit Kundenbedürfnissen Ihre Stärken ausspielen können.
4. Konkrete Maßnahmen nennen: Gehen Sie in den direkten Austausch mit Ihren Mitarbeitern. Was können Sie, was kann das Unternehmen tun, um die Employee Experience zu verbessern? Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über Ihre Wünsche. Das kann nahezu alles sein – von vereinfachten Bearbeitungsprozessen, unternehmensintern bis hin zu flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice Option. Auch verbesserte Feedback-Prozesse können die Employee Experience verbessern.
5. Maßnahmen Schritt für Schritt umsetzen: Planen Sie nicht direkt eine komplette Veränderung des gesamten Unternehmens. Maßnahmen sollten Schritt für Schritt umgesetzt werden, damit es nicht zu einem Chaos im Büro kommt. Richten Sie den Fokus dabei auf die wichtigsten Punkte und stellen Sie unwichtigere Veränderungen hintenan.
6. Erfolg messbar machen: Behalten Sie die Veränderungen im Unternehmen im Blick. Nachdem die wichtigsten Maßnahmen im Büro umgesetzt wurden, können Sie einige Monate später einen Blick darauf werfen, was diese Maßnahmen bewirkt haben. Haben Sie zum Beispiel flexiblere Arbeitszeiten angeboten, können Sie nun ermitteln, wie viele Mitarbeiter das Angebot in Anspruch nehmen.
7. Holen Sie sich Feedback ein: Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern und holen Sie sich ein Feedback zu den Veränderungen ein. Dabei kann es sowohl um die Bewertung der durchgeführten Veränderungen als auch um Vorschläge für weitere Maßnahmen gehen. Schon der direkte Austausch führt zu einer positiven Employee Experience.

Bedenken Sie bei allen Schritten zu einer verbesserten Employee Experience stets, dass keine Maßnahme für immer festgelegt sein muss. Hat sich beim Versuch gezeigt, dass eine Veränderung wenig bewirkt, so können Sie sich anderen Themen widmen – jedes Unternehmen ist individuell.

Möchten Sie die Maßnahmen für eine positive Employee Experience auch arbeitsrechtlich absichern lassen? Bei KLUGO wird Ihnen geholfen.